今回はHubSpot内の情報を閲覧するための大切なお知らせがございます。
現在、一部のアカウントで「無効化/削除」の状態となっているケースが見受けられます。これは全社員に関わる急ぎのトラブルではありませんが、円滑な業務遂行のために、ぜひ一度ご確認いただきたい事項です。
1. 「アカウントの無効化」とは？
2. 無効化によって生じる「業務への影響」
3. もしログインできなくなってしまったら
1. 「アカウントの無効化」とは？
HubSpotにはセキュリティ維持のため、「90日間ログインがないアカウントを自動的に停止する」という仕組みがあります。無効化されるとシステムへログインができなくなります。
対象となる方には、事前にHubSpotから以下のサイクルでリマインダーメールが配信されています。
2週間前： 事前のお知らせ
前日： 最終リマインダー
当日： 無効化完了の通知
2. 無効化によって生じる「業務への影響」
現在約20名のアカウントが無効化の状態にあります。この状態が続くと、ご本人だけでなく周囲のメンバーの業務において、以下のような支障が出る可能性があります。
・担当者情報の不透明化
顧客情報や案件の担当者欄に『苗字 名前（無効化／削除）』と表示されます。現在もその方が担当なのか、情報の更新が必要なのか判断しづらくなります。
・コミュニケーションの停滞
ヘルプデスクやチャット機能でメンションを送る際、相手がログインできる状態かどうかが分からず、連絡に迷いが生じてしまいます。
・作業の遅延
HubSpot上での情報共有や指示があった際、いざログインしようとして「入れない」という事態が起きると、復旧作業のために業務が一時停止してしまいます。
3. もしログインできなくなってしまったら
無効化後は個人で有効化することはできません。管理者権限を持つ担当者にて再有効化の処理を行う必要があります。速やかにHubSpot管理者へご連絡をお願いいたします。
今後も、蓄積されたデータを正しく活用し、チーム全体の生産性を高めていくために、定期的なログイン・情報のアップデートとアカウントの状態確認にご協力をお願い申し上げます。
